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Todo el mundo cree planificar para conseguir Metas pero la realidad es que, se comenten fallos como estos 7 errores típicos al planificar, sin contar que habitualmente la mayoría cae en la trampa de las listas interminables, tal como expliqué en un post anterior, el cual te recomiendo leer para complementar la información que encontrarás en este artículo.
Al detallar qué errores típicos se producen, casi inconscientemente, descubrirás algunos detalles que quizá sean los responsables de impedirte que avances hacia tus metas; ya que muchos de ellos están asociados, precisamente, a la idea de que mejoran la productividad cuando realmente provocan todo lo contrario.
7 Errores Típicos al Planificar
Saber lo que hay que hacer para desarrollar cualquier aptitud es igual de importante como saber lo que no hay que hacer; y evitar así cometer los 7 errores típicos al planificar. Por ello, aprovechar la experiencia de terceros quizá sea una buena forma para no tener que dedicar tiempo para descubrirlo por uno/a mismo/a, o incluso mejor aún, para evitar el darte cuenta que lo estás haciendo mal y entender el porqué pasa lo que pasa, ¿verdad?
Vamos a ver los errores más comunes que hacemos al Planificar para conseguir Metas:
#1 Planificar Elefantes:
¿Cómo se come un elefante? …¡¡ Pues a trocitos !!
¿Qué pasa si planificas para el lunes “aumentar cartera de clientes”?
Lo más probable es que no lo cumplas ya que precisamente el error es no desglosar y filetear actividades.
En este caso, deberías anotar “realizar 5 llamadas con el objetivo de conseguir 2 visitas para mañana. ¿Ves la diferencia?
El cerebro actúa como “esto no va conmigo” con la información ambigua y demasiado grande, como es el caso. Y acaba provocando ansiedad, falta de focalización e incluso miedo al tener que acometer elefantes.
Al planificar, debes ser claro/a y concreto/a, con acciones definidas, y así evitarás darle vueltas a la cabeza y facilitar la procrastinación.
Te ayudará leer este artículo, donde te explico cómo debes actuar para la definición de tus tareas.
#2 Planificar muchas tareas:
Sobredimensionar la agenda tiene el gran problema que crea ansiedad, desilusión y la sensación de no llegar. Seguro que sabes de lo que estoy hablando.
Te guste o no, tienes una capacidad productiva limitada que, por supuesto, es mucho mayor si dispones de buenos hábitos para no ser víctima de los imprevistos y las interrupciones.
Si planificas tareas por encima de tu capacidad productiva acabarás a diario con la sensación de no llegar; simplemente, porque te quedarán tareas pendientes cada día.
Vale más pecar de prudente. Planifica algunas acciones de menos y una vez liquidadas ya añadirás nuevas tareas de tu lista de tareas pendientes.
Haciéndolo así no hace falta ser ningún sabio para ver que tu final de día será mucho más satisfactorio y productivo, que si pecas de atrevido/a.
#3 Ser Optimista:
Perder la realidad del tiempo necesario para desarrollar cualquier tarea y, por lo tanto, necesitar más tiempo de lo previsto para realizarla provocará que no puedas cubrir toda tu planificación diaria y te comportará la sensación de no llegar (como explicaba en el punto anterior).
Debes prever el tiempo que necesitas para realizar una tarea bajo un prisma pesimista, dándote un mayor margen.
Si lo haces así y te concentras en cada tarea, conseguirás realizarla en menor tiempo. Y, automáticamente, cumplirás con todo lo planificado y acabarás el día con una sensación mucho más placentera, de logro.
#4 No protegerte, ser permisivo:
Si no dispones de hábitos claros y compromiso personal con tu agenda, cada día será la repetición del anterior, ya que no podrás acometer todo lo que tenías previsto.
Protegerse, quiere decir que cuando estás realizando Tareas Determinantes (aprende qué son aquí), debes asegurar tu concentración en ellas apagando o delegando el teléfono, eliminando el pop-up del gestor de mail que uses y avisando a tu equipo que estás reunido contigo mismo/a para que no te interrumpan.
Ésta es la forma de protegerse y avanzar de forma eficiente día a día; por no hablar del gran hábito que desarrollarás.
#5 No dejar huecos:
Debes dejar espacios de tiempo entre los bloqueos de tus tareas determinantes. Precisamente para devolver esas llamadas, atender cuestiones pendientes o imprevistas y responder pequeñas dudas de tu equipo.
#6 No priorizar bien:
La gran mayoría tiene agendas basadas en las urgencias y actividades pendientes; en lugar de planificar como prioritarias las tareas determinantes que forman su propio plan de acción para conseguir Metas.
Este error sólo puedes eliminarlo definiendo tus metas, creando un plan de acción y planificando como prioritarias las acciones que forman el camino a seguir para conseguir tus propósitos.
Estas actividades son las que debes bloquear para asegurarte el avanzar cada día.
Pasos cortos pero firmes, debe ser tu lema.
#7 No ser constante:
Uno de los 7 errores típicos al planificar es el de no dedicar un tiempo diario a pensar y planificar, preferiblemente al final de la jornada. Si tampoco lo haces semanalmente, ni mensualmente, va a ser imposible que puedas avanzar de forma progresiva y aumentes tu productividad personal.
Debes dedicar 10-15’ a tu planificación diaria.
Dependiendo de tus metas, necesitarás aproximadamente entre 30’ i 60’ a la semana.
Y mensualmente, si sigues estas pautas, con una revisión de otra hora para adecuar las posibles desviaciones que hayas tenido y definir acciones de mejora para que el siguiente mes sea un poco mejor, deberías tener suficiente.
Los tiempos son aproximados, pero una vez hayas entrado en la dinámica de planificar para conseguir metas no necesitarás más. Aunque en una fase inicial puede que necesites un poco más de tiempo.
Recuerda que la práctica hace al maestro.
Planificar para conseguir Metas
Estos 7 errores típicos al planificar te pueden impedir desarrollar las aptitudes necesarias y aprender las pautas correctas para planificar para conseguir metas. Por este motivo debes evitar cometer estos errores, ya que con el tiempo se convierten en hábitos que penalizarán tu productividad personal.
Sigue las pautas que describo en los artículos del apartado gestión del tiempo y productividad personal y verás cómo mejora tu planificación de forma exponencial, en mucho menos tiempo del que piensas.
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