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¿Te has dicho o has pensado en alguna ocasión algo parecido?
Para qué delegar funciones si…
No saben hacerlo y me cuesta menos hacerlo a mí que explicárselo.
Yo lo hago más rápido y mejor.
Hoy en día la gente no tiene interés. No hay gente buena.
No vale la pena formarlos, porque luego se van.
A mí nadie me ha enseñado a delegar.
En primer lugar, decirte que son ejemplos básicos de condicionamientos mentales o pensamientos limitantes (llámalos como tú prefieras) que van a ponerte muy difícil el poder delegar eficazmente en tu empresa o negocio.
Si una cosa debes tener clara es que el saber o no delegar tareas va ser el principal escollo para hacer crecer tu negocio. Porque si no tienes la capacidad de delegar eficazmente, acabarás con una carga de trabajo muy superior a tus posibilidades.
Por lo tanto, si quieres crecer, disponer de más tiempo y crear un equipo eficaz, responsable y motivado, DEBES DELEGAR responsabilidades de forma eficaz. Porque sino, acabarás haciéndolo todo tú y desperdiciando la capacidad de tus empleados. Por eso debes tener claro qué es delegar.
Qué es Delegar
Podríamos definir la delegación como el proceso por el cual se dota a un subordinado de la autoridad, la autonomía y la responsabilidad para tomar decisiones, resolver problemas y realizar tareas sin la necesidad de nuestra supervisión.
Delegar eficazmente es un proceso en el cual está implicada la autoridad y distintas habilidades en liderazgo, gestión del tiempo, toma de decisiones y, cómo no, la medición y el seguimiento para asegurarnos de que hemos delegado de forma correcta.
Por qué debes Delegar
Cualquier empresa o negocio que se precie promueve la delegación de responsabilidades.
Como te he explicado al principio del artículo, si quieres poder asumir nuevos proyectos, mejorar tus ventas o adquirir nuevas habilidades vas a necesitar realizar nuevas tareas en tu día a día. Y lógicamente vas a tener que dejar atrás otras tareas que, si no quieres que tus resultados se vean afectados, debes delegar eficientemente.
El reto principal de la delegación es la de conseguir la máxima flexibilidad de los integrantes del equipo para moverse con libertad y realizar el trabajo de la mejor forma posible.
De esta forma se consigue que contribuyan con ideas, que se involucren en el proyecto y las metas de la empresa y, por supuesto, les ayudas a mejorar y crecer profesional y personalmente.
Al realizar la delegación eficazmente se acaba proporcionando unos niveles de satisfacción altos en los integrantes del equipo. Y, por lo tanto, hay una mejora en el desempeño general del trabajo.
¿Quieres más motivos?
- Ganar tiempo: Al delegar tareas te liberas de ellas. Esto te permite invertir tu tiempo en Tareas Determinantes con mayor eficacia. Y ello, a su vez, te permitirá alcanzar tus metas.
- Al delegar responsabilidades consigues organizar y tener equilibrada la carga de trabajo entre los integrantes de tu equipo.
- Desarrollo de los integrantes de tu equipo. Les ayudarás a crecer.
- Los niveles de responsabilidad y motivación de tu equipo aumentan. Por lo tanto, la realización de su trabajo se hace con mayor eficiencia.
- Consigues crear un equipo implicado y con compromiso. Esto sucede al dotarles de mayor responsabilidad; aumentas su reconocimiento y su sentimiento de pertenencia. Se sienten parte del equipo, de la empresa y responsables de los resultados que se consiguen.
- Ganar más dinero. Si todos los integrantes de tu equipo tienen claras sus responsabilidades perderán mucho menos tiempo en sus tareas. Y esto inevitablemente acabará con una mayor productividad, mejor calidad del servicio al cliente, un aumento de la competitividad de la empresa y, por lo tanto, un aumento de la rentabilidad; es decir, la empresa ganará más dinero.
Recuerda que el nivel de Éxito de cualquier delegación eficaz estará determinado por las aptitudes y habilidades de la persona que realiza la delegación.
Qué problemas te encontrarás al Delegar
El principal problema que tienes para delegar eficazmente, eres tú. 🙂
La delegación de tareas, funciones y responsabilidades de forma eficaz puede ser un proceso difícil y complejo para los empresarios, directivos o emprendedores. Por no tener la confianza necesaria en sus trabajadores o por pensar que nadie puede hacer las cosas tan bien como ellos mismos.
Deberás enfrentarte a tus miedos, deberás tener paciencia y una hoja de ruta para seguir y asegurar la delegación.
Problemas al delegar
1.- Asumir que la única forma de avanzar en cualquier negocio es delegando funciones.
2.- Te será complicado delegar tareas si eres de los que cree que sólo hay una forma de hacer las cosas bien.
3.- No planificar la forma de cómo delegar e ir sobre la marcha:
Hay que planificar en detalle las pautas y fases que vas a seguir para realizar la delegación. Debes crear un plan de delegación.
Si no planificas qué vas a explicar en cada momento, cómo vas a testearlo y cómo ajustarás el plan de delegación dependiendo de las dificultades del delegado. Dime tú, ¿cómo vas a poder delegar de forma eficaz?
Si quieres ganar tiempo, debes “invertir tiempo”. Tenlo presente.
4.- No confiar en las habilidades de la persona delegada:
Cuando planifiques lo que le vas a explicar de las tareas que debe asumir, prepara también unas pequeñas pautas formativas.
No sólo debes explicar lo que hay que hacer sino también, qué es lo realmente importante, cómo hacerlo y el porqué hacerlo.
En un proceso de delegación de funciones estás luchando contra los hábitos del delegado. Él quizá no se percate o no sea consciente; pero tú, como jefe, debes tenerlo claro y actuar de forma concreta, con calma y paciencia.
Además, pregúntate a ti mismo/a sobre el tiempo que te llevó hacer lo que ahora pretendes delegar. Y verás como no lo aprendiste tan rápido como ahora pretendes que lo aprenda tu subordinado, ¿verdad?
Para que tengas una idea aproximada: El tiempo necesario para llevar a cabo la delegación de una tarea compleja media (que implica distintos parámetros e incluso, pequeñas nuevas habilidades por parte del delegado), es de aproximadamente 3 meses.
Para una PYME, la delegación total de la gerencia puede conllevar aproximadamente entre 12 y 18 meses. ¿O piensas que la idiosincrasia de tu empresa que has aprendido, quizá, en años y años, la vas a poder delegar de forma eficaz en cuatro días?
5.- Miedo a compartir o trasladar responsabilidad.
Como empresario, gerente o directivo eres el responsable de tus acciones y de las acciones de las personas que se han elegido para hacerlas.
Debes asumir que vas a tener que responder por los posibles errores de tu equipo; motivo de más para planificar en detalle la delegación antes de empezar.
El miedo desaparecerá muy rápidamente; si no lo hace totalmente cuando prepares el plan de delegación. Debes estar tranquilo/a porque desaparecerá a los pocos días de empezar la delegación.
6.- Inseguridad sobre nosotros mismos.
El objetivo de cualquier empresario, gerente o directivo debe ser el de crear equipos capaces y eficaces para alcanzar las metas que propongamos.
Si sólo te enfocas en los resultados vas a acabar sobrepasado por el trabajo. Porque estarás solo/a, tu equipo no te responderá como tú quieres o esperas y los resultados tampoco llegarán, al menos en la cuantía o calidad que tú esperas.
Es normal que tengas inseguridad, pero como con el miedo y a pesar de los riesgos que conlleva iniciar una delegación de responsabilidades o funciones, la realidad es que tu nivel de Éxito aumenta exponencialmente cuando aprendes a delegar de forma eficaz.
Cómo delegar de forma eficaz
Bueno, pues llegado este punto, imagino que querrás saber cómo delegar de forma eficaz en tu empresa para poder crecer, ¿no?
La forma cómo se debe delegar para cumplir con nuestro objetivo de ganar tiempo y hacer crecer el equipo necesita de distintos parámetros que trataré en un siguiente post.
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