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Realizar reuniones eficaces está estrechamente ligado a las habilidades directivas de la persona que las haya convocado. Y desarrollar estas habilidades es responsabilidad del propietario, directivo o profesional que convoca las reuniones.
Pensar que “a mí no me han enseñado a dirigir una reunión” no es excusa para no aprender. Al igual que tampoco sabías sumar y restar cuando naciste, y bien que lo has aprendido ¿no? 🙂
Para dirigir una reunión de tal forma que no se convierta en interminable, aburrida, ni que provoque sensación de pérdida de tiempo a todo asistente y en la que, para colmo, no se determinen acciones concretas a realizar depende únicamente de las habilidades directivas de su convocante y la preparación detallada de la reunión.
5 pasos previos para realizar reuniones eficaces
El proceso que debes seguir para conseguir que las reuniones con tu equipo sean productivas, dinámicas y permitan a tu empresa o negocio avanzar a la velocidad que tú quieres es el de este pequeño protocolo de actuación:
1.- Prepara la reunión con antelación.
Define cada uno de los puntos o temas que quieras tratar.
Ten presente el timing de actuación ideal que se debería seguir para conseguir tus metas profesionales.
No te extiendas. Define de 4 a 6 temas, y si es muy necesario por el volumen de información a tratar, planifica dos reuniones en días distintos en lugar de una.
2.- Define el tiempo que quieres dedicar a cada uno de los puntos.
Cuando estés preparando el orden el día (punto 1), también debes determinar cuanto tiempo debe ocupar ese tema.
3.- Decide quién debe asistir a la reunión y haz la convocatoria sólo a las personas vinculadas con los temas de la reunión.
4.- Utiliza un formato de documento estándar y propio para preparar y realizar tus reuniones.
Los parámetros ineludibles de cualquier formato “tipo” para realizar reuniones eficaces y productivas son:
a) Objetivo de la reunión
b) Asistentes a la reunión
c) Lugar, día y horario de la reunión (hora inicial y hora final)
d) Tiempo estimado para cada punto a tratar
e) Detalle de los puntos a tratar –lo más claro y concreto posible para poder exponerlos de forma clara y facilitar la focalización de tu equipo en lo que realmente te interese tratar en esa reunión-
f) Espacio para las acciones que deberán realizarse y se determinarán en la reunión.
g) Sitio para anotar el responsable de cada una de las acciones que se acuerden.
h) Fechas máximas de ejecución de las acciones acordadas para poder planificar otras áreas o acciones indirectas.
5.- Relee y verifica todo el documento, diez minutos antes de empezar la reunión para focalizarte en los temas que quieras tratar.
Habilidades Directivas para realizar Reuniones Eficaces
Para realizar reuniones eficaces y sacar el máximo rendimiento a ese espacio de tiempo compartido debes ver las reuniones en 3 fases, y debes seguir cada una de ellas con determinación y seguridad hasta convertirlo en un hábito.
Fase 1: Exposición Inicial de la Reunión
a) Empieza la reunión sí o sí a la hora prevista, aunque algún asistente todavía no haya llegado.
b) Expón los puntos a tratar en la reunión de forma general para que todos los asistentes tengan claro los temas que se van a tratar.
c) Explica cuál es el objetivo de la reunión para que el foco del equipo sea el mismo que el tuyo.
d) En esta fase, no permitas ninguna intervención por parte de ningún integrante de la reunión.
Fase 2: Cuerpo de la Reunión
a) Expón de forma inicial el tema a tratar y da la palabra a la persona que bajo tu punto de vista, ya sea por posición o por conocimientos, debe explicar al resto la situación.
b) No permitas que se solapen comentarios de distintas personas al mismo tiempo. Reparte los turnos de palabra en función del tiempo que tú hayas decidido que va a ocupar el tema que se esté tratando.
c) No permitas que se hable de temas no relacionados con el punto que se esté tratando, e informa a quien lo haga, que después, al final de la reunión, tendrá tiempo para exponerlo.
d) Una vez tu equipo haya expuesto sus puntos de vista o sus soluciones debes ser concreto/a y parafrasear la solución o determinarla tú mismo/a de forma clara y concreta, con la confirmación de los asistentes. Detallándola, anotándola y determinando el responsable de su ejecución. Así como la fecha límite para realizar la acción o acciones acordadas.
e) Repite lo mismo para cada uno de los puntos que hayas previsto tratar.
Fase 3: Cierre de la Reunión
a) Abre un espacio de tiempo, determinado previamente, para comentarios, sugerencias o aportaciones fuera del orden del día y que puedan ser susceptibles de conformar la base de la próxima reunión.
b) Enumera cada uno de los puntos tratados, junto con la solución o acción acordada, recordando quién es el responsable y la fecha máxima de realización.
c) Verifica con el equipo el calendario de actuación general para cada una de las acciones.
d) Realiza el acta para que puedas supervisar y controlar qué decisiones se tomaron y quiénes son los responsables de cada tarea.
e) Define la fecha y hora de la siguiente reunión de equipo.
f) Da las gracias a los asistentes y cierra pequeñas reuniones individuales, si fuese necesario, para asegurar la realización de las acciones acordadas en las fechas previstas.
Espero que con esta información puedas mejorar el resultado de tus reuniones. Por no hablar de la mejora que conseguirás en cuanto a responsabilidad y motivación de los integrantes del equipo.
Cuéntanos tu experiencia y qué acciones de mejora has aplicado.
Por otro lado, decirte que en unas semanas voy a poner a vuestra disposición un formato de documento para preparar y realizar reuniones efectivas con las pautas en las habilidades directivas que he detallado en este artículo.
Si te interesa conseguir esta herramienta básica para realizar reuniones eficaces no dudes en suscribirte o ponerte en contacto conmigo a través del formulario.
¡Ah! Y recuerda compartir el post, ya que seguro que tu entorno te lo agradece, y así podrán mejorar sus habilidades directivas.
