Hoy hablaremos de productividad personal, NO de la productividad referida a la industria y al mundo empresarial, sino de la de uno mismo. Ese tipo de productividad que sólo con exponer el término, a la gente se les ponen los pelos de punta porque parece que vayamos a hablar de cómo trabajar más, cuando en realidad se trata de aprender a cómo trabajar mejor y tener tiempo para hacer otras cosas, y esto es un conjunto de hábitos.

Mi amigo Juan

Recuerdo que cada vez que me encontraba con Juan, un buen amigo mío, me comentaba que “iba muy liado”, “que el día a día le absorbía” y que, “en cuanto tuviese todo más controlado podría dedicar tiempo a esas “otras” cosas de la vida”. Me contaba que tenía proyectos e ilusiones pero tal y como iba, no podía dedicarles tiempo y que “cuando tuviese tiempo”, más adelante, ya se dedicaría a ello. Siempre más o menos la misma conversación.

Pasaban las semanas…

… los meses e incluso algún año y veía que la dinámica que llevaba era peor… más lío cada día, más trabajo, más agobio y menos tiempo para él.

Un día, hace algunos meses, viéndolo un poco más agobiado de lo habitual, le pregunté si podía explicarle lo que yo veía, desde un punto de vista profesional. La única condición que le puse era poder explicarle mi visión de forma continua, sin que él me interrumpiese, ya que Juan es de aquellas personas que pecan de creer que lo saben todo y hablan y hablan sin escuchar mucho.

Aceptó y nos sentamos en un terraza cercana, donde le expliqué… que no se daba cuenta que estaba en una espiral; que si él no se plantaba y decidía cambiar algunos hábitos de los que gobernaban actualmente su día a día de forma dictatorial y aumentar su productividad personal, nunca tendría ese preciado tiempo que tanto anhelaba para dedicarlo a lo que realmente quería y le ilusionaba y que seguramente, con el tiempo, su salud también se vería quebrantada.

Cambio de rumbo

La verdad es que me sorprendió su reacción, ya que alguna otra vez que había intentado explicarle esto mismo, me había cortado con explicaciones de las muchas tareas que tenía pendientes, que si este proyecto, que si este problema, etc. En cambio, esta vez estuvo en silencio, mirándome fijamente casi sin parpadear.

Siguiendo con mi explicación, le detallé que hay diferentes formas de hacer las cosas, que probase a gestionar su día a día de otra forma. Yo le podía ayudar, pero únicamente si él deseaba ser ayudado y tenía la voluntad de cambiar esa dinámica que no le llevaba a ningún lado, excepto a correr todo el día.

¡ Debo y necesito cambiar ! – exclamó sin dudarlo ni un segundo -. Si puedes ayudarme yo estoy dispuesto a dejarme ayudar.

A partir de ahí, quedamos para el día siguiente en mi oficina y le di los siguientes hábitos para aumentar su productividad persona

Antes de empezar

Quiero hacerte un pequeño recordatorio:

La planificación que es una herramienta vital en la productividad, ya sea industrial, de servicios o personal, debe tener un objetivo, sino carece de sentido porque lo más probable es que acabes haciendo listas sinfín.

Por lo tanto, debes tener objetivos, metas o retos, llámalo cómo quieras. Mucho mejor si giran alrededor de ti, que representen todas las áreas de tu vida y no sólo la profesional. ¿Ok?

productividad personal

Ahora sigamos…

Los 7 hábitos para aumentar la productividad personal

Estos siete hábitos son la base, el principio de la productividad personal y cada uno de ellos tiene una gran amplitud que iré describiendo en siguientes posts, puesto que podría acabar escribiendo un libro en lugar de un artículo.

Si quieres estar al día y no tener que revisar el blog, pásame tu mail y te avisaré en cuanto publique, lo puedes hacer rellenando el formulario del final del post.

¡ Empecemos !

Tip 1: Planifica cada día

Al final de tu jornada debes dedicar 10-15 minutos a planificar el día siguiente.

Esto quiere decir que debes elegir de tus Tareas IMPERATIVAS (TI), cuáles vas a acometer y además, decidir el horario en el que vas a realizarlas.

Recuerda, cuando al día siguiente estés haciendo estas TI, ten en cuenta que no hay teléfono, no hay mail, no hay nada, sólo tú y tu tarea. Así podrás llegar a niveles altos de concentración y aprovechar la Ley de Parkinson.

También decide qué tareas pendientes o trabajo atrasado vas a hacer, pero a éstas no les marques horario, lo realizarás en los espacios de tiempo entre las Tareas Imperativas.

El total de actividades no puede superar aproximadamente las 6 horas, ya que seguramente tendrás imprevistos durante el día y deberás atenderlos.

Esto te dará control, seguridad y en consecuencia tranquilidad.

(En el vídeo “capacidad productiva” te explico el porqué de estos parámetros)

Tip 2: Comunicaciones Externas

En cuanto al teléfono y al mail define una franja horaria para atenderlos.

Por ejemplo: Al mail, dedícale tiempo a primera hora de la mañana y de la tarde; si tienes pocos correos, sólo una vez al día; si tienes muchos, pues 4 franjas (aunque mi experiencia me dice que en la mayoría de casos es demasiado). No caigas en la tentación de ir mirando tu Smartphone continuamente como si estuvieses abducido y vigila con tus pensamientos acerca de ello. La medida es lógica y racional, no le des más vueltas.

(Te aconsejo leer el post sobre condicionamientos mentales).

El teléfono no existe en tu horario de Tareas Imperativas, o lo delegas o lo apagas.

Eso sí, muy importante, devuelve las llamadas al terminar la tarea. Los clientes o las oportunidades se pierden por no devolver llamadas, pero nunca por no responder a una llamada.

Tip 3: Comunicaciones Internas

Las Reuniones diarias o telegramas internos con responsables de áreas o departamentos deben durar 15 minutos, no excedas este tiempo. Hay de sobra si antes de cada reunión diaria te preparas por escrito (no en tu cabeza) los puntos que quieres comentar. Por supuesto, sólo acomete esos puntos. Cada día tienes esa reunión, por lo tanto, debe ser ágil y productiva.

En el caso de Reuniones semanales, que éstas no excedan de 50-60 minutos como máximo, ya que la atención de los asistentes y la tuya propia se verá afectada; además, si todos estáis en la reunión y ésta dura mucho tiempo, ¿quién hace el trabajo?

Lo mismo que para las reuniones diarias: prepáralas con antelación y no salgas de los puntos a tratar.

Este punto también es aplicable a reuniones con proveedores y clientes.

Tip 4: Olvídate de hacer más de una cosa al mismo tiempo

Empezar una tarea, para dejarla a medias y empezar o seguir con otra y repetir este proceso de forma habitual (hábito mucho más extendido de lo que parece en el mundo profesional) es el principal motivo de la baja productividad. La explicación es sencilla, así no llegamos a niveles altos de concentración en ninguna tarea.

Lo que buscamos es poder concentrarnos en cada tarea al 100X100, recuerda el Tip 1: si no podemos focalizarnos bien en cada tarea quiere decir que tardamos más tiempo en realizarla, sea imperativa o no, por lo que consumimos más tiempo. Simple, ¿verdad?

Tip 5: Delegar

Durante las primeras 3 o 4 semanas que apliques estos parámetros, cada día al terminar tu jornada y justo después de planificar el día siguiente, anota en una lista 2, 3 o 4 tareas que hayas hecho durante el día y que sean susceptibles de ser delegadas.

Al cabo del primer mes (o antes, seguramente) tendrás clarísimas qué tareas no te aportan valor y sólo deberás decidir a quién se las delegas.

Tip 6: Planifica Tareas de tus Metas Personales

Cuando planifiques el día siguiente también debes planificar, al menos, una tarea perteneciente a tus metas personales.

Empieza con pequeñas cosas: llamar a tal amigo/a, pedir cita para una revisión médica, llamar a tu hermano/a para saludaros, ir a ver a tus padres, ir al gimnasio, planificar el fin de semana, etc. Hay infinidad de cositas que son pequeñas, casi no requieren tiempo pero te van a dar una sensación de satisfacción increíble.

A partir de ahí, como irás ganando tiempo y disfrutarás de una mayor productividad personal porque trabajarás mejor y te empezarás a creer que SÍ tienes tiempo para todo, podrás realizar los planes de acción de tus metas más ambiciosas, y por supuesto, hacer cada día alguna pequeña acción dirigida a conseguir tus sueños e ilusiones.

Tip 7: Sonríe y Desconecta

“Al mal tiempo buena cara” dice el refrán popular.

No esperes que te salga bien al primer día, ni al segundo. Conseguirás mejorar tu productividad personal con disciplina. Date el tiempo suficiente (2-3 semanas siguiendo los pasos correctamente) y verás lo que pasa, entonces me lo cuentas.

Recuerda también, que probablemente aparezcan tus condicionamientos en forma de pensamientos parecidos a… “vaya tontería esto de las metas”, … “tanto planificar no sirve de nada”, … “me parece que voy peor ahora que antes”, … “qué tendrá que ver que escriba o no, si yo lo tengo todo en la cabeza y no me ha ido tan mal”, etc.

Y por último, define tus 10-20 minutos diarios de desconexión:

¿Te gusta leer el periódico tomando un café?, pues hazlo. ¿Te gusta meditar?, pues hazlo. ¿Te gusta mirar por la ventana sin tener nada en la cabeza?, pues hazlo.

Debes tener este pequeño espacio de tiempo para desconectar, tú decides con qué, pero define también el horario, ya que es una tarea imperativa y necesaria para asentar tu mejora de productividad personal.

Volvamos a mi amigo Juan

Al principio, a Juan le costó un poco, pero con el paso de los días él mismo se fue dando cuenta de lo desastroso que era antes y que esta nueva dinámica le estaba permitiendo tener una productividad personal mayor, ganar tiempo y un poco más de control y seguridad en su día a día, ya que no era una persona muy optimista, ni tampoco capaz de imaginar los niveles a los que llegaría en las siguientes semanas.

A las tres semanas, Juan parecía otra persona, su productividad personal había aumentado. Tenía mejor cara y disponía de un tiempo que ni él mismo podía acabar de creerse.

Pasados unos meses, empezó a desarrollar su proyecto (su meta más valiosa) que llevaba más de 2 años en el cajón de su despacho. A día de hoy, ha aumentado su productividad personal, ha cambiado de hábitos, dispone de tiempo para cuidarse, para la familia y lo mejor de todo es que ha cambiado su percepción de la vida. Es una persona nueva, tal y como él mismo describe. Y encima gana más dinero.

productividad personal

Consejo

Fíjate metas que te ilusionen, que te hagan brillar los ojos. Aplica los hábitos que hoy has aprendido y verás como todo es mucho más fácil aumentando tu productividad personal.

Y con esto, no quiero decir que no te encuentres obstáculos, sino que con una buena actitud y siguiendo estos pasos verás que la mejoras, sea cuál sea la actitud que tienes ahora. Los problemas se solucionan de forma más imaginativa y eficaz con una buena actitud.

Espero que te haya ayudado y que pronto empieces a aplicar estos hábitos.

Me gustaría que compartieras este post para que el máximo de personas conozcan los hábitos que les pueden llegar a cambiar la vida…

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