Si te hablo de la optimización o del aprovechamiento y de la gestión del tiempo, la palabra que, seguramente, te vendrá a la mente será… Planificar. Pues no voy por ahí. Quiero hablar de los ladrones de tiempo y de tu productividad laboral. Pues conozco muchas personas que planifican bien sobre el papel, pero son incapaces de cumplir con la planificación. Y, por consiguiente, incapaces de avanzar hacia sus objetivos.

La realidad es que, si quieres conseguir gestionar tu día a día de forma eficiente y disponer de tiempo para tus áreas de la vida, deberás plantearte solucionar (además del teléfono, las redes sociales y el correo electrónico, que es lo que todo el mundo reconoce como ladrones de tiempo) esos falsos ahorradores de tiempo que cada día destruyen una parte importante de tu tiempo, tu productividad laboral y seguramente la de tu equipo si dispones de él, sin tan siquiera darte cuenta de ello, y la razón es porque se han convertido en un hábito.

 

Aumenta tu Productividad Laboral

A mí me gusta distinguir los ladrones de tiempo de los falsos ahorradores de tiempo. Y aunque en ambos casos el resultado final es perder tiempo durante el día, en el primero de ellos la toma de decisión para atajarlos es relativamente más fácil que en el caso de los falsos ahorradores de tiempo.

El motivo es que en los primeros, como por ejemplo el teléfono, puedes decidir de forma rápida no cogerlo cuando estás desarrollando una Tarea Determinante. Mientras que en el segundo caso es un poco más complicado, ya que tu forma de pensar sobre el falso ahorrador de tiempo es el principal escollo a superar para definir el nuevo hábito (la solución) que te permitirá superarlo y dejar de perder tiempo diariamente, aumentando así tu productividad laboral.

Veamos a continuación cómo se forman los Falsos Ahorradores de Tiempo o Ladrones de Tiempo.

Tipos de Ladrones de Tiempo o Falsos Ahorradores

Todo el mundo quiere y desea hacer un buen uso del tiempo propio y, por consiguiente, se aplican métodos de ahorro que en realidad son falsos y simplemente provocan que quedes atrapado en ellos con la idea que se diseñaron para acelerar procesos y, por lo tanto, ahorrar tiempo. Con esa premisa sigues aplicándolos día tras día creando hábitos que realmente son improductivos, ya que son ladrones de tiempo.

1.- Perfeccionismo o exceso de protección contra los errores

Muy habitual en personas con dificultades para delegar. Acaban creando un método en su propia gestión personal, empresa o departamento con tantos puntos de comprobación y tanta información para que el trabajo a realizar sea perfecto, que es muy habitual ir siempre con retraso y llegar habitualmente tarde, siendo inútil todo el proceso.

Si eres así, examina el procedimiento que sigues y elimina las fases que no son necesarias. Piensa que siempre hay fases que no sirven para nada. Y sobre todo no las elimines de golpe; hazlo una a una para comprobar que el resultado es el que esperas.

Actuar así, con un exceso de protección contra los errores conlleva una serie de consecuencias nefastas para la consecución de objetivos como pueden ser…

Baja Productividad:

Tardas o tardan más tiempo del necesario para un resultado idéntico.

Pérdida de energía:

El desgaste de energía y estrés que generas por ir siempre retrasado en tus tareas, debido a dedicarles más tiempo del necesario, es perjudicial y acabará afectando a tu salud.

Malas relaciones en empresa:

No hace falta tener una bola de cristal para ver que si tus niveles de estrés y nervios aumentan, las relaciones con el equipo y entorno van a sufrir sus consecuencias.

Procrastinar:

Empezarás a forjar el peor de los hábitos para el Éxito personal.

Miedo al fracaso:

Es común que debajo de una obsesión por la perfección se esconda un miedo al fracaso. Por eso revisas y retocas hasta creer que está perfecto; con la consiguiente pérdida de tiempo, de energía y baja productividad.

Multitarea:

Hábito muy extendido en el mundo profesional y personal (también lo llamo picoteo). Es habitual y normal ir cambiando de tarea, empezando y no acabando nada en el tiempo previsto, porque debes revisarlo ¿verdad?

Falta de concentración:

La concentración está ligada a la focalización y la focalización desaparece automáticamente si eres una persona “multitarea”. No te das el tiempo necesario para poder concentrarte al 100%. Y eso conlleva no poder explotar la totalidad de tus capacidades.

Dilación:

Otro gran hábito que destruye sueños y metas. La perfección va de la mano del posponer tareas de forma continua. Por eso puedes acabar forjando el hábito de la dilación.

Como puedes ver, dentro de un falso ahorrador de tiempo se esconden infinidad de ladrones de tiempo. Debes poner medidas para cada uno de ellos si quieres cambiar tu percepción sobre el perfeccionismo y dejar de perder tiempo de forma continua.

Realmente, creo que hay motivos suficientes para que te replantees, si es el caso, tu nivel de perfeccionismo o tu sobreprotección frente a los errores, ¿no crees?

2.- Comunicación Deficiente o Incompleta

Da igual que pienses en empresa, familia o amistades, una comunicación completa y abierta ayuda a ahorrar tiempo. Por no hablar del montón de malentendidos que te ahorrarás y que finalmente también se traducen en tiempo que ganarás. Pero básicamente evitarás discusiones absurdas que no llevan a ningún lado.

Es fácil caer en la trampa de pensar que es una pérdida de tiempo informar a cada persona sobre una acción o decisión en particular; pero a medio y largo plazo supone un ahorro de tiempo enorme. Normalmente se justifica la comunicación incompleta por un deseo de ahorrar tiempo. Aunque también puede surgir por inseguridad en uno mismo, que acaba provocando que te puedas refugiar en el secretismo como forma de protección personal.

Para detectar y poder superar este falso ahorrador de tiempo te aconsejo poner en práctica las siguientes pautas:

Reuniones:

Prepara las reuniones con anterioridad y define su objetivo.

Fija los temas a tratar y el tiempo que va a durar la reunión.

No aceptes interrupciones en la reunión bajo ningún concepto.

 

Delegación:

Detalla todas las tareas que debes explicar/enseñar.

Planifica cada semana las horas que le dedicarás y qué tareas enseñarás.

Evita delegar sobre la marcha, básicamente porque no te funcionará.

 

Interrupciones:

Analiza qué tipo de interrupciones sufres y aplícales soluciones concretas.

Define franjas para mail, redes sociales, mensajería. (¡¡ Y cúmplelas !!)

Si no solucionas tus interrupciones, olvídate de tu concentración.

Y en definitiva, el principal hábito que debes forjar para evitar una mala comunicación, o mejor dicho, para disfrutar de unas comunicaciones completas y satisfactorias es… ESCUCHAR

3.- Saltarse la línea jerárquica

Éste quizá sería el falso ahorrador de tiempo más común en el mundo profesional, independientemente del sector.

El coger el teléfono y llamar directamente al proveedor porque ves que falta, por ejemplo, papel en la oficina y creer que así irás más rápido, puesto que no hace falta avisar al chico/a que se encarga de las compras de la oficina ya que es una pérdida de tiempo, se puede traducir tranquilamente en…

… pedidos dobles, falta de control por parte de compras y, en consecuencia, se pueden generar incidencias en el pago al proveedor o que el encargado de las compras dedique media mañana a descubrir quién ha pedido papel cuando en realidad el almacén está lleno, o… mejor pon tú el siguiente ejemplo, porque seguro que tienes más de uno y de dos, ¿a que sí?

Te he puesto un ejemplo sencillo (papel de la oficina), pero lo puedes extrapolar a… materia prima en la empresa industrial, productos en una de comercial o consumibles en una de servicios. Y la realidad es que el coste en tiempo y dinero de este falso ahorrador de tiempo es brutal y continuo, por no hablar de tu productividad laboral que simplemente saltará por lo aires.

4.- Hacer las cosas tú mismo

Si eres de los que piensan que “Si quieres que todo salga bien”… debes hacerlo tú mismo estás pillado en la trampa. Esta posición no te va a permitir nunca que puedas mejorar tu productividad laboral.

No pongo en duda que eres fantástico/a haciendo un informe o cocinando una paella e incluso poniendo la lavadora, y que puedes hacerlo mucho más rápido que si tienes que enseñar a alguien a hacerlo.

Ten sólo una cosa en cuenta: Si dedicas tiempo hoy para hacer el trabajo que sea, deberás seguir haciéndolo tú mañana. En cambio, si inviertes un poco de tiempo en enseñarle a alguien, nunca más serás la única persona que puede hacerlo, ya habrá alguien más que podrá hacer el trabajo.

Aprender a delegar es primordial para alcanzar metas y objetivos

5.- No disponer de metas/objetivos concretos

Como ya hemos visto en otros posts, la falta de objetivos claros te va a impedir definir cuáles son tus Tareas Determinantes o Imperativas, dificultándote el poder realizar una planificación adecuada y, por lo tanto, mejorar tu organización personal, tus hábitos y tu forma de pensar respecto a los ladrones de tiempo.

La consecuencia natural de no disponer de un plan de metas es…

Cambio de prioridades de forma constante y el fomento de la dilación y la multitarea, por tanto, menor productividad laboral.

No aprender a decir que No, porque tus prioridades no son suficientemente firmes, ya que al no haber metas es como un círculo vicioso.

Te costará mucho más ver la necesidad de delegar y seguirás comunicándote igual que siempre.

La toma de decisiones se verá afectada por el cambio de prioridades constante. Y lógicamente el grado de riesgo a equivocarse aumenta.

Como puedes ver, cambiar la forma de gestión del tiempo personal implica mucho más que tener una agenda; implica análisis, reflexión y sobre todo Acción concreta.

Te animo a que empieces a poner en práctica las pautas del post de hoy y mejores tu productividad laboral y tu gestión del tiempo de forma rápida. Por favor, cuéntanos tu experiencia y qué soluciones has adoptado en tu caso.

Y por último, quería decirte que si te ha gustado el artículo sobre los ladrones de tiempo, lo puedas compartir porque seguro que entre los dos podemos ayudar a más personas a mejorar su día a día.

Te espero en el siguiente post, y si quieres que te avise al publicar, no dudes, rellena el formulario de aquí debajo y te aviso.

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