Si eres de los que piensa en «¿cómo organizar mi tiempo?» te diré que es lógico, porque la gestión óptima del tiempo es el objetivo de la mayoría. Y planificar es la herramienta vital para conseguirlo y avanzar hacia tus metas.

Planificar no significa hacer listas sinfín en las cuales voy añadiendo y voy tachando, a medida que voy realizando tareas. Es mucho más que todo esto. Se basa en resultados y metas. Por esta razón, el motivo de planificar no es otro que conseguir lo que cada uno se propone en todos y cada uno de los ámbitos de su vida.

Planificar quiere decir que hay que decidir con anterioridad. Se trata de distribuir el tiempo entre las tareas a acometer y marcar el orden en dichas tareas para garantizar el avance, lo que se llama habitualmente Priorizar.

 

¿Qué es planificar?

Según la RAE, planificar significa: crear el plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado.

Entonces, si eres un “hacedor” de listas sinfín, no estás planificando –de acuerdo con la RAE-, más bien estás como un hámster en su rueda, corriendo y corriendo sin ir a ningún lado. Y es muy probable que te invada un sentimiento de “apagafuegos” o de “ir a salto de mata” o de pensar que “no paro en todo el día y no tengo tiempo de nada”.

Planificar se basa en prioridades. Y organizar estas prioridades debe estar en función de tus metas y objetivos. Si no, el día a día tiene la santa virtud de absorberte y devolverte a gran velocidad a la rueda del hámster.

¿Cómo marcar prioridades?

Para mí, planificar significa… PENSAR. Si tu deseo es » cómo organizar mi tiempo «, no puedes continuar en tu día a día sin un plan específico y concreto, si quieres sacarle el máximo rendimiento.

Debes pensar qué tareas o acciones imperativas/determinantes debes acometer de tu plan de acción. Además, debes pensar qué tareas de tu día a día también tienes que hacer. Y reservar un pequeño espacio de tiempo para posibles imprevistos.

El mejor momento para planificar el día siguiente es al final del día. Es el momento en el que tienes una visión más clara de cómo quieres que sea el día siguiente. Por lo tanto, no lo dejes para el día siguiente por la mañana a primera hora, ya que cualquier llamada o mail puede hacer que cambies tus prioridades de forma automática. ¿No lo crees? … hagamos memoria…

Por la mañana, en la ducha o desayudando, decides que hoy debes hacer X, D, y M, y sales de casa hacia el trabajo. Ahí empieza el Tsunami Diario, llamadas, mails, reuniones, etc…

Cuando llegas a casa por la noche y en la tranquilidad de la cena recuerdas que: … X se ha quedado a medias, … D no has podido hacerlo por falta de tiempo … y que había otra cosa que querías hacer y, simplemente, ni te acuerdas (M). ¿Te ha pasado alguna vez…?

A esto me refiero cuando digo que el día a día absorbe y hace que cambies tus prioridades con mucha facilidad, si no las tienes previstas con suficiente antelación y no están ligadas a algo superior y con fuerza como es un plan de metas personal.

Cómo organizar mi tiempo. El cuadrante de Eisenhower

La prioridades y las tareas que podemos acometer en un día y que forman parte de nuestra vida las podemos dividir en cuatro, tal y como describió Dwight D. Eisenhower en su matriz de la gestión del tiempo.

Él pensaba que el tiempo de dedicación a cada actividad debe valorarse por su importancia y urgencia, ya que en general se tiene tendencia a centrarse en las cosas que son importantes y urgentes al mismo tiempo, en lugar de concentrarnos en lo que realmente es importante y mucho menos urgente (porque aún tengo tiempo y no me paro a ver cómo organizar mi tiempo).

Ésta sería una muy buena descripción de la base de un comportamiento más proactivo y orientado a metas a medio y largo plazo.

Seguramente te ayudará a distribuir tus prioridades de forma adecuada. Y además, a tener la atención donde debe estar en cada momento.

Veamos cada uno de los cuadrantes:

Cuadrante 1: Urgente/Importante

Acostumbra a llevarse la mayor parte del tiempo.

Es tiempo que dedicamos a los nervios: Llamadas por aquí, llamadas por allí, últimas decisiones que no se tomaron cuando se debían de tomar y ahora se han convertido en una tarea que no teníamos prevista.

Es el día a día de millones de personas. Todo son imprevistos, todo son interrupciones, todo es para ahora y realmente no se mueven del mismo lugar.

Esta situación provoca ansiedad, estrés y fatiga. Además no te lleva a ningún lado, sino a correr, correr y correr como en la rueda de un hámster.

Cuadrante 2: Urgente/No importante

Ésta es la porción de tiempo más productiva, ya que trabajas en proyectos que están desarrollándose pero aún no “queman”. Dedico tiempo a tareas que realmente no me he cuestionado el porqué las hago yo, es decir, son totalmente delegables y sólo deberías supervisarlas. Y es, también, el espacio de tiempo donde DEBERÍAS planificar para evitar el cuadrante 1 a toda costa; pero muchas veces no lo haces porque no tienes tiempo, ¿verdad?

Aunque el tiempo aquí es más productivo, te lleva a una visión a corto plazo, tenlo presente.

Cuadrante 3: No urgente/No importante

Tiempo que me dedico a mí, pero no como ocio sino como escaqueo.

Aquí aparecen las redes sociales, el whatsapp, mails intrascendentes y demás actividades sin valor que te sirven más, para liberarte del estrés que has sufrido viviendo gran parte del día en el cuadrante 1, que otra cosa.

Dedicar tiempo aquí, lleva al fracaso, a la infravaloración a medio plazo y a la frustración.

Cuadrante 4: No urgente/Muy importante

Es el típico cuadrante al que no llegamos porque ya no nos queda tiempo o llegamos muy de vez en cuando.

En este cuadrante están tus metas profesionales y personales, tus ilusiones, tus sueños, tus propósitos para cada área de tu vida. Aquí están tus hobbies, aficiones, tu cuidado personal, tus relaciones y tus objetivos profesionales.

Este cuadrante es el más importante de todos, pero quizá no tan urgente y, quizá pienses que “aún tengo tiempo”, ¿verdad? Este punto se basa en mejorar el concepto de » cómo organizar mi tiempo » de forma óptima y real.

Oye, ¿cuándo fue la última vez que te dijiste que aún tenías tiempo para dedicarte a ese objetivo, reto o meta?

… ¿y le has dedicado tiempo?

… ¿de eso exactamente cuánto tiempo hace?

En el caso de que lo hagas regularmente, ¡Felicidades! Sigue así porque estás en el buen camino.

En el caso que haga mucho tiempo o no recuerdes cuánto hace, te animo a que empieces hoy mismo a dedicarle tiempo a este último cuadrante.

Hoy es un muy buen día para empezar a dibujar la vida que quieres vivir, ¿no crees?

Además, puedes ahorrarte tiempo revisando el blog, si te suscribes un poco más abajo, cuando publique algún nuevo artículo relacionado, te aviso.

¿Por qué debes planificar?

Este último apartado es un poco retórico, ya que hemos visto motivos de sobras en este y otros posts para decidir empezar a planificar por objetivos teniendo en cuenta tus prioridades.

¿Que sacarás de planificar?

            … serás más productivo, y aprenderás a «cómo organizar mi tiempo»

            … aumentará tu sensación de control y seguridad,

            … eliminarás la sensación de apagafuegos y de no llegar (fuera estrés),

            … evitarás perder tiempo en actividades de baja o nula rentabilidad,

            … identificarás hábitos que no te son productivos,

            … empezarás cada día con la idea clara de lo que quieres conseguir,

            … avanzarás cada día un pasito hacia tus objetivos e ideales.

Y podríamos escribir entre todos decenas de motivos lógicos y racionales para coger una agenda y empezar a planificar, eliminando de tu vida –en el caso que lo tengas-, las famosas listas sinfín.

Si te decides a empezar a planificar, te recomiendo que leas el post sobre factores de la productividad personal, ya que seguramente te ayudará a mejorar tu gestión del día y tendrás mucho más claro » cómo organizar mi tiempo «

¡ Nos vemos en la siguiente entrada !

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