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El poder desarrollar el proceso y delegar eficazmente debe ser uno de los objetivos o retos a cumplir, en algún momento, de cualquier empresario, gerente o directivo para no caer en un estancamiento crónico.
Si eres propietario de un negocio, a lo mejor encuentras mayores dificultades. Puesto que estás acostumbrado a hacerlo todo o, simplemente, porque no tienes experiencia ni conocimientos para realizar una delegación eficaz. Y eso, sabes que limita el crecimiento de tu negocio.
Soy plenamente consciente de la dificultad psicológica que conlleva dar el paso para delegar y dejar de lado responsabilidades, autoridad y control, para confiarlo en otra persona; debiendo pensar que todo saldrá como uno desea.
Por este motivo, debes pensar que la delegación es un tramo necesario que debes cubrir. Como todos los empresarios que quieren ver crecer su negocio.
Los 10 pasos a seguir para saber cómo Delegar Eficazmente
¿Quieres poner en práctica alguna delegación en tu empresa o negocio?
Si la respuesta es afirmativa pero aún no tienes claro cómo delegar eficazmente, entonces sigue al pie de la letra las 10 pautas que te describo a continuación, y lo conseguirás.
1.- Tener una actitud positiva hacia la delegación y abrir la mente:
Un parte de empresarios o directivos no sólo esperan resultados, sino que lo que buscan es que sus delegados sigan y utilicen los mismos métodos que usan ellos para desarrollar cualquier tarea.
Si eres uno de ellos, debes saber que, en términos generales, esto dificulta la generación de confianza en los delegados.
Delegar implica dar flexibilidad a tu equipo. Por lo tanto, debes tener la mente abierta y aceptar que hay distintos caminos para poder alcanzar los objetivos.
De esta forma, abres las opciones y la posibilidad a nuevas ideas que, seguramente, acabarán mejorando los procesos y los resultados generales de la empresa.
2.- El objeto de la delegación:
Lo primero que debes preparar y definir de forma clara y concreta son las tareas o funciones que componen la delegación que quieres realizar.
Ten en cuenta que delegar no es lo mismo que mandar. No le estás pidiendo a tu subordinado que realice una tarea de manera puntual. Necesitarás explicar con detalle la tarea de forma completa y no sólo el qué hacer, sino el cómo y también el porqué.
Aquí es donde juegas una parte importante del partido. Si no tienes definidas de forma exacta las tareas o funciones que abarcan el total de la delegación, te será muy complicado poder enseñar paso a paso el proceso. Además, aumentarás tus posibilidades de fracasar en la delegación.
Por lo tanto, debes ser organizado y dedicarle tiempo a este punto; o todo el proceso de delegación se verá comprometido.
3.- Determinar la persona en quién delegar:
Lo he visto infinidad de veces, y seguramente tu también. Por desgracia, es más habitual de lo que parece, que se deleguen responsabilidades a la persona que tenemos más cerca e incluso “más a mano”.
Suele ser esa persona con la que nos sentimos cómodos apoyándonos en ella y, además, nos entendemos bien.
Otras veces, nos empeñamos en delegar sobre la persona que, bajo nuestro punto de vista, dispone del mayor potencial o de más tiempo. O, simplemente, porque tiene una gran capacidad de absorber trabajo.
Para determinar correctamente en quién delegar, lo primordial es tener con cada uno de los candidatos una pequeña entrevista o charla informal para determinar la posibilidad de adaptación de la persona a la tarea.
4.- Ajustar la persona con las tareas:
Hay que conocer y/o descubrir las aptitudes, habilidades y capacidades de los candidatos. Por este motivo, debes sentarte con cada uno de ellos y averiguar exactamente en qué nivel está cada uno. Para así, poder emparejar correctamente personas y tareas/funciones.
Por otro lado, también es muy importante que el candidato QUIERA y esté motivado. Ya que, si no es el caso, te aconsejo que ni empieces. Pues esta delegación también estará llamada al fracaso.
No sólo la preparación técnica o académica debe ayudarte a ajustar la persona con las tareas, sino que, además, el nivel de motivación es vital. No lo subestimes. Y en el caso de que la persona no quiera la delegación, no debes forzar la situación o será un desastre.
La combinación de ambos factores es la clave para tomar decisiones en cuanto a quién delegar o no. Y, por supuesto, también te ayudará a determinar el grado y la forma de la delegación.
5.- Que el delegado entienda perfectamente el conjunto de la delegación y la autoridad y responsabilidad que se le encomienda:
Lo primero que debes transmitir a tu futuro delegado son los beneficios que obtendrá, como resultado del éxito de las funciones encomendadas.
Si lo que percibe, en lugar de eso, es que se le pasa un “marrón”, porque se le está traspasando, simplemente, más trabajo, su estado anímico se verá penalizado. Y esa motivación que podía tener desaparecerá mucho más rápido de lo que imaginas.
Por otro lado, hay que ser consciente de que cuando se delega una tarea es posible que se puedan producir distorsiones comunicativas. Por el simple motivo de que el delegado tiene un mapa mental distinto al tuyo.
Es importante tener en cuenta que la forma en cómo tú ves y entiendes las cosas no tiene por qué coincidir en como lo hacen tus subordinados. Por este motivo, hay que ser muy concreto y específico al exponer el conjunto de la delegación; sin dar temas “por sobreentendidos”. Hay que explicarlo todo con detalle.
Para asegurarte que has cubierto correctamente esta fase, es muy importante que el delegado te explique a ti, con sus propias palabras (sin poner tú las coletillas) el detalle de la delegación. De esta forma sabrás si la información que has transmitido ha sido comprendida.
6.- Explicar el “porqué” de la delegación:
Cómo hemos visto por encima en puntos anteriores, es muy importante que la persona en quién se delegan las nuevas funciones sea consciente del objetivo de la delegación, del para qué y del propósito de realizarla.
Seamos realistas. Si te delegasen a ti una serie de nuevas funciones, te gustaría saber el porqué se te delega esa y no otra tarea, y el porqué se delega en ti precisamente y no en otra persona, ¿verdad?
El primer término (“para qué”) te ayudaría a entender mejor el detalle de lo que debes hacer. Y así, podrás actuar con un conocimiento de causa mayor.
El segundo término (“por qué en ti”) es un refuerzo importante hacia tus capacidades, confianza y reconocimiento en la empresa; no puedes negarlo.
Por estos motivos, no puedes basarte en dar el manual de procesos sobre las funciones o tareas encomendadas sin información complementaria. Esta información adicional se refiere, por ejemplo, a experiencias vividas desarrollando esas funciones, típicos contratiempos, soluciones que adoptaste en cada momento, etc….
Si no lo haces así, explicando ampliamente, será complicado que el delegado entienda la envergadura de la delegación propuesta. Por mucho manual que le hayas entregado.
Entiende que tu subordinado no es como eres tú. Seguramente no lleva tanto tiempo en la empresa o al menos realizando esas funciones. Y, difícilmente, sabrá lo que sabes tú acerca de la misma.
7.- Detallar los parámetros concretos para el desarrollo eficiente de las tareas delegadas:
Un error típico en las personas que no delegan bien o de las que su experiencia les dice que no vale la pena dedicar tiempo a ello (como vimos en un post anterior) es el de suponer que la persona delegada se va hacer cargo de las nuevas funciones y será totalmente autónoma en pocos días o alguna semana.
Para superar esta situación, sólo debes preguntarte a ti mismo/a por el tiempo que necesitaste hasta desarrollar esas funciones de manera óptima. Y te darás cuenta que no fuiste tan rápido como ahora esperas que sea tu delegado. 🙂
Si lo que quieres saber es cómo delegar eficazmente debes tener en cuenta que, explicar lo que se debe hacer y cómo se debe hacer, tiene distintas fases de desarrollo.
Fases de Formación en la Delegación:
I) Disponer y dar detalles precisos y concretos de lo que se debe realizar y cómo desarrollarlo al detalle.
Es importante que también tengas preparadas las indicaciones técnicas de cómo hacer las tareas y la formación que debes dar en cada una de ellas.
II) Abrir la puerta e incentivar nuevas opciones para desarrollar la tarea de mejor forma.
Esto siempre debe hacerse una vez el delegado domine la tarea bajo las premisas encomendadas. Ya que si esto se hace al inicio, con la explicación de la tarea, como aún no tiene la experiencia, puede que aporte opciones que simplemente no son correctas, por la falta de experiencia en el desarrollo de la misma.
En esta fase, debemos escuchar las nuevas propuestas, pero la decisión todavía es nuestra.
El objetivo es que el delegado aporte, investigue y piense en otras alternativas para compartirlas. Y, así, poder evaluar su capacidad a la hora de resolver posibles eventualidades.
III) Aplicación de sus ideas y recomendaciones para mejorar.
Una vez el delegado ha ido aportando sus alternativas y nuevas opciones, podremos evaluar su grado de iniciativa, autonomía, buen criterio e incluso la capacidad decisión.
Tu reto en este punto es de dar la libertad de ejecutar sus propias decisiones con nuestra confirmación.
IV) Decidir de forma autónoma e informar sobre la decisión.
Cuando ves que tu delegado aporta ideas, sugerencias, mejoras y ha demostrado iniciativa y buen criterio es el momento de dejarle decidir a él. Solicitándole únicamente que seas informado de cada una de las decisiones.
De esta forma, él gana en autonomía, confianza y seguridad. Y, al mismo tiempo, tú estás totalmente informado/a de cada una de las decisiones que toma, sean de más o menos trascendencia, para poder corregir si se da el caso.
V) Decidir sin tener que informar sobre la decisión.
Este es el punto donde estarás totalmente seguro si el delegado cumple con las perspectivas que tenías. Y sobre si el delegado asume plenamente las funciones y tareas delegadas.
8.- Establecer los parámetros de medición, las pautas de seguimiento y los plazos para adquirir plenamente la autonomía sobre las funciones y tareas delegadas:
Al preparar el plan de delegación, con el detalle de las acciones, tareas y funciones a desempeñar junto con los apuntes necesarios de formación que deberá recibir el delegado, también debes crear los indicadores de los resultados que se quieren obtener en cada uno de los casos.
Si no dispones de parámetros de medición, te será muy complicado poder evaluar de forma objetiva, si se están desarrollando correctamente cada una de las funciones. Y, por lo tanto, más difícil te será poder detectar pequeñas carencias que puedas solucionar con cápsulas formativas concretas para ellas.
Delegar sin medir no sirve de nada. Recuérdalo.
9.- Evitar la delegación en círculo:
Uno de los principales problemas o trampas en el mundo de la delegación, que también acabará por echar por los aires nuestra gestión del tiempo, es la de delegar en círculo.
Pongamos un ejemplo práctico. Esto es cuando el delegado acude a nosotros para que tomemos una decisión, o para que resolvamos, o para que ejecutemos nosotros en su lugar. Ya sea porque no puede, no sabe o porque no tiene tiempo. Y lo hacemos.
Habremos creado un círculo vicioso que impedirá que el delegado sea plenamente autónomo. Y, que tú, puedas disponer de ese preciado tiempo que querías conseguir con la delegación.
Esta trampa de la delegación eficiente viene dada por un tema psicológico y de auto-imagen de la persona que está delegando.
Nos sentimos útiles, complacidos, reforzamos la idea de que “yo lo hago más rápido y mejor”, o cualquier otra similar (leer este artículo para complementar). Y no podemos evitar que nos embargue un sentimiento único de ser imprescindible, que en el fondo nos gusta. Y por eso acabamos haciendo lo que debería hacer el delegado, sin percatarnos ni tan siquiera de ello.
Al cabo de un tiempo es cuando tomarás consciencia de ello y te darás cuenta que la delegación no ha aportado nada. Ni a ti, ni al delegado.
Siento decírtelo, pero, si te pasa esto, es únicamente responsabilidad tuya. Por no haber dado las pautas, la formación o la información necesaria para que el delegado realizara la tarea que fuese.
¿Cómo se resuelve?
Si quieres evitar caer en la trampa de la delegación en círculo debes estar plenamente consciente para evitar conductas reactivas (evitar que te salga tu hábito), que lo único que van a conseguir es evitar delegar eficazmente.
En el caso de que tu delegado acuda a ti y no sepas muy bien cómo evitar la situación de la delegación en círculo, lo que debes hacer son preguntas abiertas del estilo: ¿Qué o cómo lo harías tú?, o bien, ¿qué problema hay en hacerlo? o también, ¿qué necesitas para hacerlo?
10.- Establecer espacios concretos de comunicación o formación:
Cuando decidas iniciar una delegación, debes entender y tener claro que no va a ser automática, ni ipso-facto. Sino que va seguir un proceso progresivo donde se deben generar nuevas aptitudes o habilidades, confianza y respeto.
No puedes desvincularte de las funciones que estás delegando hasta llegado el punto de autonomía total del delegado.
Pero tampoco debes estar por el medio. Ya que el delegado se verá “agredido” y se le puede generar desconfianza hacia la delegación. Aunque sí que debes supervisar y mantenerte a disposición para poder aclarar dudas que sean estrictamente necesarias.
Por estos motivos debes establecer unos espacios concretos de comunicación.
En estos espacios, que pueden ser semanales (eso lo determinará la complejidad de las funciones y tareas delegadas), es donde se intercambian opiniones, información y se detectan esas pequeñas carencias en según qué aspectos que son susceptibles de formación por parte de quien delega.
En ese espacio es donde evalúas el progreso de las acciones. A través de los parámetros de medición que has establecido.
En estos espacios es donde formas al delegado en las tareas a desarrollar o amplias la formación; porque así lo has detectado.
Conclusiones de Cómo Delegar Eficazmente
Cómo has podido ver por tú mismo/a, la mejor forma de delegar y asegurar que se haga de forma eficaz, es aplicando un proceso que vaya a paso a paso.
Delegar de forma progresiva permite al delegado ir adquiriendo los conocimientos y la experiencia necesaria en cada tarea o función de forma escalonada y manteniendo sus niveles de confianza y seguridad.
Por la otra vertiente, para la persona que delega, este proceso le ayuda a minimizar el riesgo y el miedo que conlleva por si sola una delegación. Y va dejando el control de las funciones encomendadas, también, de forma gradual. Cosa que le permite igualmente estar más seguro y confiado en la delegación que está llevando a cabo.
Por mi parte, poco más. Espero que te haya servido este artículo sobre cómo delegar eficazmente. Y anímate a ponerlo en práctica con alguna delegación de baja complejidad.
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Y, sobre todo, recuerda:
